Wissensdatenbanken Teilen

Wissensdatenbank freigeben

Vorgehensweise zum Teilen

1. Öffnen Sie die Wissensdatenbank, die Sie freigeben möchten.
2. Suchen Sie im rechten oberen Bereich der Seite die Schaltfläche „Teilen“.
3. Klicken Sie auf „Teilen“.

Tipp zur Auswahl der Empfänger

Nutzen Sie die gezielte Freigabe für einzelne Mitglieder oder Gruppen, wenn die Wissensdatenbank nur für einen klar abgegrenzten Personenkreis vorgesehen ist. Eine organisationsweite Freigabe sollte nur gewählt werden, wenn alle Mitarbeitenden Zugriff auf die Inhalte erhalten dürfen.

Empfänger der Freigabe auswählen

Mögliche Empfängergruppen

• Einzelne Mitglieder: Geben Sie die Wissensdatenbank gezielt für bestimmte Personen frei.
• Gruppen: Erteilen Sie einer bestehenden Gruppe Zugriff. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen dieselben Rechte benötigen.
• Gesamte Organisation: Stellen Sie die Wissensdatenbank allen Personen innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung.

Beispielsweise:
„Die Gruppe Vertrieb erhält Zugriff auf Produktunterlagen, während die Bearbeitung ausschließlich dem Produktmanagement vorbehalten bleibt.“

Berechtigungen festlegen

Neben dem Empfängerkreis legen Sie fest, welche Rechte die Personen oder Gruppen erhalten. Wählen Sie die Berechtigung immer nach dem Prinzip aus, nur die Rechte zu vergeben, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

Verfügbare Berechtigungen

• Einsehen:
  Die Wissensdatenbank ist sichtbar und kann geöffnet werden. Personen mit dieser Berechtigung können die Inhalte lesen, jedoch keine Änderungen daran vornehmen.
• Nutzen:
  Diese Berechtigung erlaubt die Nutzung der freigegebenen Wissensdatenbank im vorgesehenen Funktionsumfang der Plattform.
• Bearbeiten:
  Personen mit dieser Berechtigung können die Wissensdatenbank inhaltlich und strukturell anpassen. Dazu zählen unter anderem das Hochladen neuer Dokumente, das Löschen vorhandener Dokumente sowie Änderungen an Titel und Beschreibung. Ebenso können Einstellungen zur Dokumentenanalyse und zu RAG-Optionen bearbeitet werden.
• Löschen:
  Diese Berechtigung erlaubt das Löschen der gesamten freigegebenen Wissensdatenbank. Sie sollte daher nur an ausdrücklich befugte Personen vergeben werden.

Wichtiger Berechtigungshinweis

Die Berechtigung „Einsehen“ wird automatisch zusätzlich vergeben, wenn Sie eine weitergehende Berechtigung wie „Nutzen“, „Bearbeiten“ oder „Löschen“ zuweisen. Weitergehende Rechte setzen somit immer voraus, dass die Wissensdatenbank eingesehen werden kann.

Hinweis zum Schutz wichtiger Inhalte

Vergeben Sie die Berechtigungen „Bearbeiten“ und insbesondere „Löschen“ nur an Personen, die für die Pflege oder Verwaltung der Wissensdatenbank verantwortlich sind. So vermeiden Sie unbeabsichtigte Änderungen oder den Verlust wichtiger Dokumente.

Empfehlung für die Praxis

Empfohlene Rechteverteilung

• Mitarbeitende, die die Wissensdatenbank aktiv verwenden: Berechtigung „Nutzen“
• Redaktion oder fachlich Verantwortliche: Berechtigung „Bearbeiten“
• Administrativ verantwortliche Personen: Berechtigung „Löschen“, sofern das Löschen von Wissensdatenbanken zu ihrem Aufgabenbereich gehört

Beispielsweise:
„Ein neues Teammitglied erhält zunächst nur die Berechtigung ‚Einsehen‘. Die verantwortliche Fachabteilung erhält zusätzlich ‚Bearbeiten‘, um Inhalte aktuell zu halten.“

Ergebnis

Nach dem Speichern der Freigabe können die ausgewählten Mitglieder, Gruppen oder Organisationsangehörigen auf die Wissensdatenbank zugreifen. Der Umfang ihrer Möglichkeiten richtet sich nach der jeweils zugewiesenen Berechtigung. Prüfen Sie Freigaben regelmäßig, insbesondere wenn sich Zuständigkeiten, Teams oder Inhalte ändern.

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