Assistenten Verwaltung und Einstellung

Assistenten Einstellung

Um denn Assistenten zu benutzen und zu bearbeiten klicken sie auf denn gewünschten Assistenten Anschließend sind sie im Arbeitsbereich
Hinweis Bearbeitung ist bei einem Geteilten Assistenten nur Möglich wenn sie die Berechtigung dazu bekommen wenn dieser als Synchronisierter mit ihnen Geteilt wird

Assistenten verwenden und Chats verwalten

Nachdem Sie einen Assistenten ausgewählt haben, gelangen Sie in seinen Arbeitsbereich. In der Mitte befindet sich die Chat-Eingabe. Darunter beziehungsweise seitlich sehen Sie Ihre bisherigen Unterhaltungen mit diesem Assistenten.

Einen neuen Chat beginnen

1. Öffnen Sie den gewünschten Assistenten.
2. Starten Sie einen neuen Chat oder wählen Sie einen vorhandenen Chat aus.
3. Geben Sie Ihre Frage oder Arbeitsanweisung in das Eingabefeld ein.
4. Senden Sie die Nachricht ab.
5. Der Assistent verarbeitet Ihre Anfrage unter Verwendung seines festgelegten Verhaltens und der hinterlegten Wissensquellen.

Beispielsweise: „Wie viel kostet ein Reisepass für zwei Kinder im Alter von 11 und 13 Jahren?“

Chats organisieren

Sie können Ihre persönlichen Assistenten-Chats verwalten, um wiederkehrende Aufgaben übersichtlich zu bearbeiten.

Verfügbare Chatfunktionen

• Neue Chats erstellen
• Vorhandene Chats fortsetzen
• Chats umbenennen
• Chats löschen
• Antworten kopieren
• Antworten weiterleiten
• Den Gedankengang einer Antwort einsehen, sofern diese Funktion verfügbar ist

Hinweis zu persönlichen Chats

Auch wenn ein Assistent mit einer Gruppe oder der gesamten Organisation geteilt ist, bleiben Ihre einzelnen Chatverläufe persönlich. Andere Personen sehen nicht automatisch, welche Fragen Sie gestellt oder welche Dokumente Sie in Ihren Chat hochgeladen haben.

Im Assistenten-Chat stehen die meisten Funktionen eines normalen Chats zur Verfügung. Die Auswahl zusätzlicher Prompts ist jedoch in der Regel nicht möglich, da der Assistent bereits ein fest definiertes Verhalten besitzt.

‍

Grundeinstellungen des Assistenten bearbeiten

Wenn Sie über die Berechtigung Bearbeiten verfügen, können Sie die grundlegenden Eigenschaften eines Assistenten anpassen.

Bearbeitbare Grunddaten

• Titel: Der Name des Assistenten, der in der Übersicht angezeigt wird.
• Beschreibung: Eine kurze Erklärung, für welchen Zweck der Assistent vorgesehen ist.
• Assistentenverhalten: Die grundlegenden Anweisungen, nach denen der Assistent arbeitet.

Der Titel sollte eindeutig und leicht verständlich sein. Die Beschreibung hilft anderen berechtigten Personen dabei, den Einsatzzweck des Assistenten schnell zu erkennen.

Beispielsweise: „Preisauskunft Reisepässe“

Das Assistentenverhalten enthält die dauerhaften Arbeitsanweisungen. Hier können Sie beispielsweise festlegen, in welcher Sprache Antworten erfolgen sollen, welche Informationen abgefragt werden müssen oder wie Ergebnisse strukturiert auszugeben sind.

Beispielsweise: „Beantworte Preisfragen ausschließlich anhand der hinterlegten Preisliste. Nenne die verwendete Quelle und frage bei fehlenden Angaben gezielt nach.“

Wichtiger Änderungs-Hinweis

Änderungen am Verhalten oder an den Wissensquellen können die Antworten des Assistenten deutlich beeinflussen. Prüfen Sie Anpassungen deshalb sorgfältig, insbesondere bei Assistenten, die bereits mit anderen Personen oder Gruppen geteilt wurden.

Erweiterte Einstellungen konfigurieren

Neben den Grunddaten stehen weitere Einstellungen zur Verfügung. Diese legen fest, mit welchem Wissen, Modell und welchen Werkzeugen der Assistent arbeitet.

Permanentes Wissen hinterlegen

Im Bereich Permanentes Wissen hinterlegen Sie Dateien, die der Assistent bei jeder Anfrage vollständig berücksichtigen soll. Das eignet sich insbesondere für Inhalte, die immer vollständig im Zusammenhang benötigt werden.

Geeignete Inhalte für permanentes Wissen

• Preislisten
• Gesetzestexte und Regelwerke
• Verbindliche Arbeitsanweisungen
• Musterlösungen
• Prüfungsrichtlinien
• Vollständige Produkt- oder Leistungsbeschreibungen

Beispielsweise:
„Eine vollständige Gebührenordnung wird als permanentes Wissen hinterlegt, damit der Assistent jede Preisfrage mit allen relevanten Angaben beantworten kann.“

Der Assistent verarbeitet diese Dateien beim ersten Einsatz und legt die Informationen temporär im Cache ab. Bei weiteren Anfragen kann derselbe Kontext effizienter wiederverwendet werden. Der Cache bleibt üblicherweise für einen begrenzten Zeitraum bestehen. Wird der Assistent regelmäßig genutzt, kann der Cache durch weitere Anfragen erhalten bleiben.

Wichtiger Kosten-Hinweis

Permanentes Wissen ist besonders sinnvoll, wenn vollständige Dokumente bei jeder Anfrage benötigt werden. Durch die Zwischenspeicherung fallen bei Folgeanfragen in der Regel deutlich weniger Credits an als bei einem normalen Chat, in dem dieselben Dateien wiederholt neu verarbeitet werden müssten.

Für permanentes Wissen können maximal 30 Dateien hinterlegt werden. Zusätzlich ist die verfügbare Kontextgröße des ausgewählten KI-Modells zu beachten. Die Anzeige im Einstellungsbereich zeigt Ihnen, wie viel des verfügbaren Kontexts bereits belegt ist.

Wissensdatenbanken verknüpfen

Zusätzlich zum permanenten Wissen können Sie Wissensdatenbanken mit einem Assistenten verbinden. Anders als beim permanenten Wissen wird dabei nicht zwingend der vollständige Inhalt aller Dokumente in den Kontext geladen. Stattdessen kann die KI je nach Frage passende Inhalte dynamisch aus der Wissensdatenbank abrufen.

Unterschied zwischen permanentem Wissen und Wissensdatenbanken

• Permanentes Wissen: Vollständige hinterlegte Dokumente werden für jede Anfrage als Kontext berücksichtigt.
• Wissensdatenbank: Die KI ruft nur passende Ausschnitte oder Inhalte ab, wenn diese für die jeweilige Frage relevant sind.

Wissensdatenbanken eignen sich insbesondere für große Dokumentensammlungen, bei denen nicht jede Information bei jeder Anfrage benötigt wird. Permanentes Wissen ist dagegen die bessere Wahl, wenn der vollständige Zusammenhang eines Dokuments entscheidend ist.

Wichtiger Qualitäts-Hinweis

Bei Wissensdatenbanken werden meist nur relevante Abschnitte aus Dokumenten abgerufen. Bei komplexen Regelwerken kann dadurch unter Umständen Kontext fehlen. Wenn sämtliche Inhalte eines Dokuments berücksichtigt werden müssen, verwenden Sie stattdessen permanentes Wissen.

KI-Modell auswählen

Im Bereich KI-Modell wählen Sie das Modell aus, mit dem der Assistent arbeiten soll. Je nach Freigabe stehen unterschiedliche Modelle zur Verfügung.

Die Modellauswahl kann Einfluss auf Antwortqualität, Verarbeitungsgeschwindigkeit, Kontextgröße und Creditverbrauch haben. Wählen Sie ein Modell, das zum Anwendungsfall und zu den verfügbaren organisatorischen Vorgaben passt.

Empfehlung zur Modellauswahl

Verwenden Sie für bestehende, produktiv eingesetzte Assistenten möglichst das bereits vorgesehene Modell. Änderungen sollten zuerst mit typischen Testfragen geprüft werden, damit sich die Antwortqualität nachvollziehbar vergleichen lässt.

Tools aktivieren

Über den Bereich Tools können Sie zusätzliche Funktionen für den Assistenten freischalten. Welche Tools verfügbar sind, hängt von Ihrer Konfiguration und Ihren Berechtigungen ab.

Mögliche Tools

• Websuche
• Auslesen von Webseiten
• Weitere in Ihrer Umgebung freigegebene Werkzeuge

Beispielsweise: „Ein Recherche-Assistent kann die Websuche verwenden, um aktuelle Informationen zu ergänzen.“

Aktivieren Sie nur die Tools, die für den vorgesehenen Zweck notwendig sind. So bleibt das Verhalten des Assistenten nachvollziehbar und zielgerichtet.

Wichtiger Sicherheits-Hinweis

Prüfen Sie vor dem Aktivieren externer Tools, ob deren Einsatz mit den internen Datenschutz-, Sicherheits- und Freigabevorgaben Ihrer Organisation vereinbar ist.

Assistent aktivieren oder deaktivieren

Über die Einstellung Aktiv bestimmen Sie, ob ein Assistent verwendet werden kann.

Ein deaktivierter Assistent bleibt erhalten, kann jedoch nicht für neue Anfragen genutzt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Einstellungen, Wissensquellen oder Berechtigungen überarbeiten möchten.

Typische Gründe für eine Deaktivierung

• Inhalte des permanenten Wissens werden aktualisiert.
• Das Assistentenverhalten wird überarbeitet.
• Berechtigungen sollen angepasst werden.
• Der Assistent wird geprüft oder getestet.
• Ein Fehler oder eine unklare Antwortqualität soll untersucht werden.

Wichtiger Betriebs-Hinweis

Deaktivieren Sie einen bereits geteilten Assistenten vor umfangreichen Änderungen. Dadurch verhindern Sie, dass andere Personen während der Überarbeitung mit einer unvollständigen oder nicht geprüften Konfiguration arbeiten.