Assistenten teilen und Berechtigungen vergeben

Assistentenfreigabe öffnen

Öffnen Sie zunächst den Assistenten, den Sie mit anderen Personen oder Gruppen teilen möchten. Die Freigabe wird über die Schaltfläche „Teilen“ aufgerufen.
Wählen Sie anschließend erneut „Teilen“, um den Bereich für die Freigabe und Berechtigungen zu öffnen.

Freigabearten im Überblick

Beim Teilen stehen zwei unterschiedliche Modi zur Verfügung: Kopie und Synchronisiert. Wählen Sie den Modus passend zum geplanten Einsatzzweck.

Teilen als Kopie

Bei der Freigabe als Kopie erhält die empfangende Person eine eigene, unabhängige Version des Assistenten. Änderungen an Ihrer ursprünglichen Version werden nicht automatisch übernommen. Ebenso wirken sich Änderungen der empfangenden Person nicht auf Ihren Assistenten aus.

Beispielsweise:
„Sie stellen eine Vorlage für einen Kundenkommunikations-Assistenten bereit. Jedes Team soll diese Vorlage anschließend eigenständig an seine Prozesse anpassen können.“

Diese Freigabeart eignet sich besonders für Vorlagen, Testversionen oder Assistenten, die nach der Weitergabe individuell verändert werden sollen.

Synchronisiert teilen

Beim synchronisierten Teilen bleibt der Assistent zentral verwaltet. Änderungen am Assistenten – etwa am Verhalten, am permanenten Wissen oder an aktivierten Tools – stehen den berechtigten Personen unmittelbar zur Verfügung.

Beispielsweise:
„Ein zentral gepflegter Preisauskunfts-Assistent soll im gesamten Vertrieb immer mit der aktuellen Preisliste arbeiten.“

Diese Freigabeart ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Personen mit einem einheitlichen, aktuellen Assistenten arbeiten sollen.

Hinweis: Auswirkungen zentraler Änderungen

Änderungen an einem synchronisiert geteilten Assistenten wirken sich auf alle Personen aus, die Zugriff auf diesen Assistenten haben. Prüfen Sie Anpassungen daher sorgfältig, bevor Sie sie speichern oder veröffentlichen.

Berechtigungen verwalten

Im Freigabebereich wählen Sie „Berechtigungen“. Dort legen Sie fest, welche Personen, Gruppen oder Bereiche Ihrer Organisation Zugriff auf den Assistenten erhalten.

Sie können Berechtigungen für einzelne Mitglieder vergeben. Für eine übersichtliche und langfristig wartbare Rechteverwaltung empfiehlt es sich jedoch, möglichst mit Gruppen zu arbeiten.

Tipp: Freigaben bevorzugt über Gruppen verwalten

*> Teilen Sie Assistenten nach Möglichkeit mit Gruppen statt mit vielen einzelnen Personen. Wenn Mitarbeitende einer Gruppe hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden, passt sich der Zugriff automatisch an. Das reduziert Pflegeaufwand und sorgt für mehr Übersicht.

Verfügbare Berechtigungen

Je nach Konfiguration können unterschiedliche Rechte vergeben werden. Die konkreten Optionen können durch die Administration eingeschränkt sein.

Einsehen:
Die Person kann den Assistenten und dessen Konfiguration ansehen, ihn jedoch nicht verwenden oder verändern. Dies kann beispielsweise für Kontroll- oder Verwaltungszwecke sinnvoll sein.

Nutzen:
Die Person kann mit dem Assistenten arbeiten und eigene Chats führen. Die einzelnen Chats bleiben dabei persönlich und sind für andere Nutzer nicht sichtbar.

Bearbeiten:

Die Person kann Einstellungen des Assistenten anpassen, etwa das Assistentenverhalten, Wissen oder aktivierte Werkzeuge.

Löschen

"Die Person darf den Assistenten entfernen. Dieses Recht sollte nur gezielt vergeben werden.

Hinweis: Löschen ist ein separates Recht

Die Berechtigung „Bearbeiten“ beinhaltet nicht automatisch das Recht zum Löschen. Dadurch können Personen einen Assistenten pflegen, ohne ihn versehentlich vollständig entfernen zu können.

Freigabelink erzeugen

Wenn Sie einen Assistenten über einen Link bereitstellen möchten, wählen Sie „Link generieren und teilen“.

Nach dem Generieren können Sie den Link an berechtigte Personen weitergeben. Welche Personen den Assistenten über den Link tatsächlich öffnen oder nutzen dürfen, richtet sich weiterhin nach den gewählten Berechtigungen und den Vorgaben Ihrer Organisation.

Wichtig: Freigabelinks sorgfältig behandeln

Geben Sie einen Freigabelink nur an vorgesehene Empfänger weiter. Prüfen Sie vor dem Versand, welche Berechtigungen mit der Freigabe verbunden sind und ob der Assistent vertrauliche Inhalte oder internes Wissen enthält.

Teilen-Modus auswählen

Im Dialog „Assistent teilen“ wählen Sie, ob der Empfänger eine Kopie oder einen synchronisierten Assistenten erhalten soll.

Freigabe mit Gruppen und Organisationen

Ein Assistent kann mit einer oder mehreren Gruppen geteilt werden. Mitglieder dieser Gruppen erhalten die für die Gruppe festgelegten Rechte. Zusätzlich können – sofern erlaubt – organisationsweite Freigaben möglich sein.

Bei einer Gruppenfreigabe erscheint der Assistent in der jeweiligen Gruppenansicht. Berechtigte Personen können ihn dort entsprechend ihrer Rechte finden und verwenden.

Wenn ein Assistent nur mit Ihnen persönlich geteilt wurde, wird er zusätzlich in der Übersicht der mit Ihnen geteilten Assistenten angezeigt. Über die Gruppen- oder Organisationsauswahl können Sie außerdem prüfen, in welchem Bereich ein Assistent verfügbar ist.

Persönliche Chats bei geteilten Assistenten

Auch wenn ein Assistent mit einer Gruppe oder Organisation geteilt wird, bleiben die damit geführten Chats persönlich. Andere Personen sehen nicht, welche Fragen Sie gestellt oder welche Antworten Sie erhalten haben.

Sie können Ihre eigenen Assistenten-Chats umbenennen oder löschen, ohne den Assistenten selbst oder die Chats anderer Personen zu beeinflussen.

Hinweis: Assistent und Chat sind getrennt

*> Die Freigabe betrifft den Assistenten einschließlich seiner zentralen Konfiguration. Die einzelnen Unterhaltungen mit diesem Assistenten gehören jeweils der Person, die sie geführt hat.

Empfehlungen für eine sichere und übersichtliche Freigabe

Vor der Freigabe prüfen

• Prüfen Sie, ob der Assistent sensible, interne oder personenbezogene Informationen enthält.
• Entscheiden Sie, ob eine unabhängige Kopie oder eine zentral gepflegte synchronisierte Version benötigt wird.
• Vergeben Sie nur die Rechte, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
• Kontrollieren Sie insbesondere die Rechte Bearbeiten und Löschen.
• Verwenden Sie Gruppen, wenn mehrere Personen denselben Zugriff erhalten sollen.

Nach der Freigabe kontrollieren

• Prüfen Sie, ob der Assistent in der vorgesehenen Gruppe oder Organisation sichtbar ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Empfänger den Assistenten nur in dem vorgesehenen Umfang verwenden oder bearbeiten können.
• Aktualisieren Sie Gruppenmitgliedschaften, wenn sich Zuständigkeiten ändern.
• Überprüfen Sie regelmäßig bestehende Freigaben und entfernen Sie nicht mehr benötigte Berechtigungen.

Mit einer klaren Rechtevergabe und der passenden Auswahl des Teilen-Modus können Assistenten sicher, effizient und nachvollziehbar im Team eingesetzt werden.