Assistenten erstellen und konfigurieren

Assistentenbereich öffnen

1. Öffnen Sie in der Navigation den Bereich Assistenten.
2. In der Assistentenübersicht sehen Sie vorhandene Assistenten und können – abhängig von Ihrer Berechtigung – neue Assistenten anlegen, bearbeiten oder nutzen.

Neuen Assistenten anlegen

1. Klicken Sie im Bereich Assistenten auf die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol.
2. Tragen Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Der Name sollte den Zweck des Assistenten auf einen Blick erkennbar machen. Beispielsweise: „Preisauskunft Reisepässe“, „Klausurprüfung Grundlagenmodul“ oder „Interner Richtlinienassistent“.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung.

Kategorien für Assistenten verwenden

Die Beschreibung erläutert, wofür der Assistent gedacht ist, welche Inhalte er abdeckt und wer ihn verwenden soll. Sie erleichtert anderen berechtigten Personen die Auswahl des passenden Assistenten.

1. Klicken Sie in das Feld Beschreibung.
2. Formulieren Sie die Beschreibung möglichst konkret und zielgruppenorientiert.

Beispielsweise:
„Beantwortet Fragen zu Gebühren für Reisepässe auf Grundlage der hinterlegten Preisliste. Geeignet für Mitarbeitende im Bürgerservice.“‍

Tipp für klare Beschreibungen

‍Nennen Sie immer den Zweck, die verwendeten Informationen und – falls relevant – die Zielgruppe. So vermeiden Sie Verwechslungen mit ähnlichen Assistenten.*

Assistentenverhalten definieren

Das Assistentenverhalten legt fest, wie der Assistent antworten und welche Aufgaben er übernehmen soll. Diese Vorgaben gelten für jede Unterhaltung mit diesem Assistenten.

Beschreiben Sie unter anderem:

Inhalte für das Assistentenverhalten

• Welche Aufgabe der Assistent erfüllen soll.
• Welche Informationen bei Antworten berücksichtigt werden müssen.
• In welchem Stil die Antworten formuliert werden sollen.
• Welche Rückfragen der Assistent stellen soll, wenn Angaben fehlen.
• Welche Inhalte der Assistent nicht beantworten oder bearbeiten soll.
• Ob der Assistent einen festen Ablauf einhalten soll.

Beispielsweise:
„Frage bei Preisabfragen zunächst nach Alter, Dokumentart und Anzahl der Personen. Nenne anschließend die einzelnen Gebühren und den Gesamtbetrag. Weise darauf hin, wenn weitere Voraussetzungen geprüft werden müssen.“

Ein klar beschriebenes Verhalten sorgt dafür, dass Antworten auch bei unterschiedlichen Anfragen einheitlich und nachvollziehbar bleiben.

Bewährte Vorgehensweise

Empfehlungen für die tägliche Nutzung

• Erstellen Sie pro wiederkehrender Aufgabe einen klar abgegrenzten Assistenten.
• Verwenden Sie eindeutige Namen und kurze Beschreibungen.
• Hinterlegen Sie nur geprüfte, aktuelle und relevante Dokumente.
• Nutzen Sie permanentes Wissen für Inhalte, die immer vollständig berücksichtigt werden müssen.
• Testen Sie den Assistenten vor der Freigabe mit typischen Fragen.
• Teilen Sie gemeinsam genutzte Assistenten vorzugsweise über Gruppen.
• Prüfen Sie Berechtigungen regelmäßig, besonders bei Rollen- oder Teamwechseln.

Assistenten eignen sich besonders für standardisierte Aufgaben mit wiederkehrendem Kontext. Für offene, einmalige oder thematisch wechselnde Fragen sind gewöhnliche Chats oder Wissensdatenbanken häufig die passendere Wahl.

Neuen Assistenten Konfigurieren

Permanentes Wissen hinzufügen

Permanentes Wissen umfasst Dateien, die dem Assistenten bei jeder Nutzung als vollständiger Kontext zur Verfügung stehen. Dies eignet sich besonders für Dokumente, deren gesamter Inhalt wichtig ist.

Geeignete Inhalte für permanentes Wissen

• Preislisten und Gebührenordnungen
• Gesetze, Richtlinien und verbindliche Regelwerke
• Vollständige Prozessbeschreibungen
• Musterlösungen und Bewertungsvorgaben
• Produktinformationen oder technische Spezifikationen

Beispielsweise: Eine vollständige Gebührenordnung wird als permanentes Wissen hinterlegt, damit der Assistent Preise zuverlässig vergleichen und berechnen kann.

Der Assistent verarbeitet die hinterlegten Dateien beim ersten Zugriff. Bei weiteren Anfragen kann dieses Wissen temporär zwischengespeichert werden. Dadurch müssen umfangreiche Inhalte nicht bei jeder Anfrage vollständig neu verarbeitet werden, was die Nutzung effizienter macht.

Wichtiger Hinweis zum Umfang*

Für permanentes Wissen können maximal 30 Dateien hinterlegt werden. Zusätzlich ist die verfügbare Kontextgröße des ausgewählten KI-Modells zu beachten. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob nur aktuelle und wirklich benötigte Dokumente hinterlegt sind.*

Hinweis zur Aktualität*

Der Assistent kann nur mit dem Wissen arbeiten, das ihm bereitgestellt wurde. Ersetzen oder aktualisieren Sie veraltete Dateien, sobald sich Preise, Regeln oder Prozessvorgaben ändern.*

Wissensdatenbanken gezielt einsetzen

Neben permanentem Wissen können Sie Wissensdatenbanken verknüpfen. Eine Wissensdatenbank eignet sich für umfangreiche Inhalte, bei denen nicht jede Information bei jeder Anfrage benötigt wird.

Der Assistent entscheidet je nach Frage, welche relevanten Textstellen aus der Wissensdatenbank abgerufen werden. Dadurch wird nur ein Teil der verfügbaren Informationen verwendet.

Entscheidungshilfe für Wissensquellen

• Permanentes Wissen: Verwenden Sie diese Option, wenn der vollständige Inhalt eines Dokuments für jede Antwort relevant sein kann.
• Wissensdatenbank: Verwenden Sie diese Option, wenn viele Dokumente vorhanden sind und jeweils nur einzelne Textstellen benötigt werden.

Wichtiger Unterschied*

Bei einer Wissensdatenbank werden passende Abschnitte aus Dokumenten ausgewählt. Dadurch kann wichtiger Kontext fehlen. Für verbindliche Preislisten, vollständige Regelwerke oder eng zusammenhängende Vorgaben ist permanentes Wissen häufig die bessere Wahl.*

KI-Modell und Werkzeuge auswählen

Wählen Sie das KI-Modell aus, mit dem der Assistent arbeiten soll. Die verfügbaren Modelle und Optionen richten sich nach der Konfiguration Ihrer Organisation.

Zusätzlich können Sie Werkzeuge aktivieren, die der Assistent bei Bedarf verwenden darf.

Mögliche Werkzeuge

• Bild generieren
• Promptoptimierung
• Website auslesen
• Websuche

Aktivieren Sie nur Werkzeuge, die für den vorgesehenen Einsatzzweck erforderlich sind. So bleibt der Assistent übersichtlich und arbeitet gezielter.