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Dokumentensammlungen

Unternehmenswissen sicher und einfach zugänglich machen

Vorteile im Überblick:

  • Transparenz: Unternehmenswissen wird für das gesamte Unternehmen zugänglich und steht schnell zur Verfügung.
  • Effizienz: Schnelle Informationsbeschaffung verbessert Arbeitsabläufe und erhöht die Produktivität der Mitarbeitenden.
  • Einfache Handhabung: Durch die erleichterte Informationsbeschaffung werden Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität des Teams gefördert.
  • Administrator-Kontrolle: Freigabe und Verwaltung der Informationen bleiben zentral steuerbar.
  • Datenschutz: DSGVO-konforme Lösung mit maximalem Schutz, auch unternehmenskritischer Daten.

Herausforderung:

Das in Unternehmen vorhandene Wissen versteckt sich oft in komplexen Dateistrukturen, umfangreichen Wikis oder auf Intranetseiten. Um an benötigte Informationen zu gelangen, muss man üblicherweise schon eine gewisse Vorstellung davon haben, wonach gesucht wird, wie die Suche zu beginnen ist und wo sich die benötigten Informationen befinden.

Lösung:

nele.ai revolutioniert diese Prozesse für Unternehmen mit seinen effektiven Dokumentensammlungen. Laden Sie alle relevanten Dokumente im Administrationsbereich von nele.ai hoch. [Erlaubte Dateiarten sind: EPUB, JSON, JSONL, PDF, XSLX, CSV, DOCX und TXT] Die Informationen werden dort angelernt und auf sicheren deutschen Servern bereitgestellt. Zugriff auf dieses Wissen erhalten Sie direkt über das Chatfenster von nele.ai – wählen Sie die bereitgestellte Dokumentensammlung aus und stellen Sie einfach Ihre Frage, und das System liefert die Antwort.

Keine internen Daten gelangen außerhalb des gesicherten Bereichs, da sowohl Anfragen (Prompts) als auch die Ergebnisse lokal gespeichert werden.

DSGVO-konforme Dokumentenspeicherung

Unternehmen sind heute mehr denn je darauf angewiesen, dass ihre Daten gemäß geltender Datenschutzgesetze verwaltet werden und sensible Daten im Sicherheitsbereich des Unternehmens bleiben. Mit nele.ai werden alle Dokumente, Prompts und Ergebnisse sicher auf Servern in Deutschland gespeichert, was bedeutet, dass sie unter die strengen DSGVO-Richtlinien fallen. Dies bietet die Sicherheit, dass persönliche und unternehmenskritische Informationen geschützt sind.

Aktivierung der Dokumentensammlungen

Um den Mitarbeitenden Zugang zu den gespeicherten Informationen zu gewähren, muss zunächst die Funktion "Dokumentensammlung" vom Administrator aktiviert werden. Ist die Freischaltung erfolgt, können die entsprechenden Dokumentensammlungen angelegt, Dokumente hochgeladen und angelernt werden. Danach können die Mitarbeitenden auf die Informationen dieser Dokumente zugreifen. Die Mitarbeitenden geben eine Frage ein, wählen die Dokumentensammlung und die KI antwortet nur mit den Informationen, die sich innerhalb der Dokumente befinden. Daten aus dem Internet werden nicht zur Beantwortung genutzt.

Anwendungsbeispiel: Onboarding neuer Mitarbeiter

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende kann hiermit erheblich einfacher und schneller gestalten. Hierzu kann eine spezielle Dokumentensammlung mit allen notwendigen Onboarding-Informationen erstellt werden. Die neuen Mitarbeitenden erhalten den Zugang zu dieser Dokumentensammlung und können so über die Eingabe einer einfachen Frage, die notwendigen Informationen erhalten. „Gibt es während meiner Probezeit bereits ein Fortbildungsangebot?“; „In welchen Fällen kann ich Sonderurlaub beantragen?“; „Welche Reisekosten kann ich abrechnen?“ etc.

Die Mitarbeitenden müssen sich nicht mehr durch Dateiordner und Texte wühlen, sondern erhalten sofort die gezielte Information.

Zusammenfassung:

Der sichere und intelligente Zugriff auf Informationen stellt einen entscheidenden Faktor im modernen Informationsmanagement in Unternehmen dar. nele.ai bietet mit seinen Dokument-Sammlungen in Verbindung mit modernsten KI-Technologien die optimalen Voraussetzung hierfür. Diese Kombination bietet Unternehmen einen erheblichen Mehrwert. Dieser äußert sich in einer gesteigerten Produktivität und Effizienz unter Berücksichtigung von Sicherheits- und Datenschutzaspekten.